Pessel, Javanusa—Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Pesisir Selatan (Pessel) menggelar kegiatan pembinaan pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan di kantor Bawaslu setempat, Senin (21/7/25).
Kegiatan melalui kerjasama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pessel itu, bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan staf dan jajaran Bawaslu Pessel dalam menjaga arsip pemilu supaya tetap terpelihara dengan baik.
Kordinator Divisi (Kordiv) Sumberdaya Manusia, Organisasi dan Diklat Bawaslu Pessel, Syafrizal menyampaikan pemeliharaan arsip bagi lembaga pengawas Pemilu sangat penting, karena menyangkut pertanggungjawaban hukum dan menjadi bahan dalam meghadapi perkara pemilu atau pemilihan.
Dalam perkara hasil Pemilu di MK, arsip atau dokumen menjadi kunci penting sebagai bahan penyampaian keterangan dan alat bukti yang sah, apakah itu berupa hasil pengawasan, rekapitulasi suara, dan lain sebagainya.
“Dengan demikian arsip harus dikelola dengan baik, agar tidak hilang atau hancur. Sebab jika arsip pemilu/pemilihan hilang, bisa berdampak hukum,” ujar Syafrizal.
Sementara itu, Kepala Sekretariat Bawaslu Pessel, Rinaldi menyatakan, kegiatan pembinaan pengelolaan kearsipan diikuti semua staf Bawaslu dalam rangka menambah pemahaman staf tentang pengelolaan arsip
“Semua staf harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan tentang pengelolaan arsip,” ujarnya.
Untuk itu, kegiatan pembinaan pengelolaan arsip tidak hanya sebatas teori tapi dilanjutkan dengan praktik mengelolaan arsip.
Ia mengungkapkan, status kantor yang masih sewa menjadi kendala dalam pemeliharaan arsip karena sering pindah kantor dapat mengakibatkan arsip hilang atau tercecer.
“Kami khawatir bila dokumen yang diperlukan rusak akibat sering berpindah-pindah,” kata Rinaldi.
Dalam pemaparannya, Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Pessel Ricky Silvia, yang hadir sebagai narasumber menjelaskan dalam pengelolaan arsip, staf harus benar-benar paham tentang jadwal retensi arsip dan mekanisme penghapusan arsip.
Untuk pengelolaan arsip inaktif staf harus membuat daftar berkas dan daftar isi berkas, agar mudah mengelolanya.
Pengelolaan arsip inaktif adalah rangkaian kegiatan penataan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip yang sudah tidak aktif digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari, tetapi masih memiliki nilai guna.
“Tujuannya adalah untuk menjaga kelestarian arsip sebagai bahan bukti, informasi, dan sumber sejarah. Pengelola juga harus memiliki daftar berkas dan daftar isi berkas,” jelasnya. (sus)
