Padang, Javanusa—Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Padang, Mairizon, menekankan pengelolaan arsip yang tertib menjadi fondasi utama dalam mewujudkan pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan efisien.
“Arsip bukan hanya memori organisasi, tetapi jantung pemerintahan yang merekam seluruh aktivitas dan kebijakan secara sistematis,” ujar Mairizon saat membuka Sosialisasi Pembinaan Arsip pada Kelurahan Tertib Arsip di Gedung Bagindo Aziz Chan, Aia Pacah, Kamis (26/6/2025).
Ia menambahkan arsip berperan penting dalam kegiatan operasional, pengambilan keputusan, dan penyusunan kebijakan. Termasuk aspek administratif, keuangan, serta perlindungan hukum bagi masyarakat.
Kelurahan Jadi Garda Terdepan dalam Tertib Arsip
Sebagai ujung tombak pelayanan publik, kelurahan memproduksi banyak dokumen penting seperti surat pengantar, keterangan tidak mampu, dan legalisir dokumen.
Seluruh dokumen tersebut, kata Mairizon, harus terdokumentasi secara baik agar mudah ditelusuri dan dapat dipertanggungjawabkan.
“Jika arsip rusak atau hilang, kepercayaan publik bisa terganggu. Inilah pentingnya sistem kearsipan yang kuat,” jelasnya yang juga menjabat Plt. Asisten I Pemerintahan dan Kesra.
Namun demikian, ia mengakui masih banyak kelurahan yang belum tertib dalam penciptaan dan penataan arsip.
Masalah seperti arsip tidak sesuai tata naskah dinas, penumpukan arsip inaktif, hingga belum adanya penyusutan arsip, masih kerap ditemukan.
Pemko Padang Dorong Digitalisasi Arsip Lewat Srikandi
Untuk membenahi persoalan tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang telah memberikan bimbingan teknis kepada 104 kelurahan terkait penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi).
“Aplikasi Srikandi sudah mulai digunakan dalam pelayanan administrasi di kelurahan. Ini merupakan bagian dari program Padang Amanah sekaligus mendukung tata kelola pemerintahan yang baik,” tutur Mairizon.
Standarisasi Sistem Kearsipan Perkuat Akuntabilitas
Senada dengan itu, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Syafriadi, menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang sesuai dengan nilai guna dan siklus hidup arsip.
“Kami mendorong penerapan sistem kearsipan yang terstandar agar kelurahan memiliki landasan bukti yang kuat dalam setiap keputusan. Ini akan memperkuat akuntabilitas kerja mereka,” ucapnya.
Syafriadi juga menambahkan bahwa penguatan kearsipan kelurahan selaras dengan program Padang Melayani, yang bertujuan meningkatkan kualitas layanan publik secara menyeluruh.
Dalam sosialisasi ini, peserta menerima materi tentang teknik penataan arsip kelurahan, serta implementasi aplikasi Srikandi untuk mendukung tertib arsip di tingkat kelurahan. (*/red)
